Planera julbord på kontoret steg för steg

Planera julbordet på kontoret i den här ordningen: bestäm datum och ungefärligt gästantal, välj format, gå igenom lokalen, samla in specialkost, avgör hur mycket hjälp ni vill ha på plats och skicka sedan förfrågan. Varje steg bygger på det förra, så ni slipper göra om beslut i sista stund.

Först behöver ni tre uppgifter. Datum: vilken dag i november eller december passar flest? Gästantal: ett ungefärligt antal räcker i början, men räkna med att det ändras när anmälningarna kommer in. Tid på dagen: ett firande mitt på dagen ser annorlunda ut än ett på kvällen efter arbetstid.

De tre besluten styr resten. En kort samling dagtid passar ofta andra format än en kväll där kollegorna stannar kvar. Antalet gäster avgör hur mycket yta maten och gästerna behöver, och hur mycket hjälp som behövs på plats. Tiden påverkar när maten ska komma fram och när kontoret ska vara tillbaka i vardagsskick.

Ett råd inför högsäsongen: hör av er tidigt. I november och december vill många företag fira samtidigt, och en tidig förfrågan ger mer utrymme att forma meny och upplägg i lugn och ro. Ni behöver inte ha alla detaljer klara för att börja.

När datum och antal är på plats är nästa fråga hur maten ska ätas. Formatet avgör vad kontoret behöver klara av, så välj utifrån lokalen och den stämning ni vill ha.

• Buffé: gästerna tar själva från ett gemensamt julbord. Kräver en sammanhängande yta för uppdukning, plats att röra sig runt bordet och sittplatser i närheten.
• Individuella tallrikar: varje gäst får en egen tallrik. Kräver mindre yta för uppställning och fungerar bra när tiden är begränsad, till exempel dagtid.
• Stående mingel med plockmat: gästerna rör sig fritt och äter små portioner. Kräver golvyta snarare än sittplatser och passar när ni vill blanda grupper eller bjuda in kunder.
• Sittande middag: alla sitter vid dukade bord och maten serveras. Kräver flest sittplatser, mest tid och i regel personal på plats.

Landar ni i buffé finns mer om upplägget på vår sida om julbord till företag. Är ni osäkra kan ni beskriva lokalen och tillfället i förfrågan, så föreslår vi ett format som passar ert kontor och era gäster.

Ett kontor är byggt för arbete, inte för fest. Gå därför runt i lokalen innan ni skickar förfrågan och svara på några frågor. Svaren gör det lättare att forma ett upplägg som fungerar på plats.

• Uppställning: Var ska maten stå? Finns ett bord, en bänk eller en yta där buffé eller tallrikar kan ställas fram?
• Bord och sittplatser: Hur många kan sitta samtidigt? Behöver konferensbord flyttas, eller räcker det med ståbord?
• Kyl: Finns kylutrymme om maten kommer en stund innan den ska ätas? Hur mycket plats är ledig den dagen?
• El: Finns eluttag nära ytan där maten ställs upp?
• Flöde: Hur rör sig gästerna? Var bildas kö, och var kan man stå och prata utan att blockera dörrar och gångar?
• Dukning: Vilka tallrikar, bestick och glas finns redan, och vem dukar?
• Disk: Finns diskmaskin eller diskbänk, och vem tar hand om disken efteråt?
• Rester: Vad ska hända med det som blir över? Ska det sparas, och finns det plats i kylen för det?
• Tillträde: Hur kommer man in i huset, finns hiss och var kan en leverans lastas av?

Ni behöver inte ha svar på allt. Skriv med det ni vet i förfrågan, så tar vi hänsyn till det i förslaget.

Specialkost och allergier är lättast att hantera när uppgifterna finns med från början. Det enklaste är att fråga i samma veva som ni skickar ut inbjudan. Lägg till en rad i anmälan där kollegorna fyller i allergier, intoleranser och kostval, till exempel vegetariskt eller veganskt.

Sammanställ sedan svaren och skicka med dem i förfrågan. Ange hur många som har respektive behov, och skilj gärna på allergier och preferenser, eftersom en allergi ställer andra krav än ett val att äta vegetariskt. Kommer nya uppgifter in efter hand är det bra att meddela dem så snart ni vet.

Vi erbjuder alltid vegetariska och veganska alternativ, och vi anpassar maten efter specialkost och allergier. Det gäller oavsett om ni väljer buffé, tallrikar, mingel eller sittande middag. Ju tidigare behoven är kända, desto lättare är det att bygga in dem i menyn från start i stället för att lägga till dem i efterhand.

Nästa beslut är hur mycket ni själva vill hantera på dagen. Hos oss kan ett uppdrag vara allt från ren leverans till full planering och servering på plats, och däremellan finns flera steg.

• Leverans: maten kommer till kontoret och ni tar hand om uppdukning, servering och det som händer efteråt. Passar när lokalen är lätt att ställa i ordning och ni har folk som kan hjälpa till.
• Menyplanering och logistik: vi formar menyn tillsammans med er och planerar hur maten kommer fram och ställs upp, utifrån lokalen och tiderna.
• Servering och genomförande: personal på plats som serverar under firandet. Passar vid sittande middag, större sällskap eller när ni som arrangerar också vill vara gäster.

Fråga er själva vem som ska ansvara för vad under dagen, och om ni som ordnar festen vill kunna slappna av. Ju fler gäster och ju mer avancerat format, desto mer talar för hjälp på plats. Allt anpassas efter tillfället, så upplägget formas efter ert kontor, era gäster och den stämning ni vill ha, från idé till genomförande.

Vi levererar och serverar i Stockholm med omnejd, det vill säga innerstaden och Storstockholm.

Det svenska julbordet är för många en självklar del av företagets julfest. Men menyn behöver inte se ut som alla andra år. Vårt kök har italienska rötter, och italiensk jul går att använda både som komplement till det klassiska och som ett eget alternativ.

Som komplement kan det handla om antipasti vid sidan av de traditionella rätterna, eller om att låta en pasta eller en risotto ta plats på bordet. Som alternativ kan hela firandet bygga på italiensk mat, till exempel med en anpassad middagsmeny. Vi lagar också svenskt, så det går lika bra att hålla fast vid traditionen.

Några frågor att ställa sig inför valet:

• Vill kollegorna ha de klassiska rätterna, eller är de nyfikna på något annat?
• Är gruppen blandad, så att en kombination kan möta olika förväntningar?
• Passar formatet ni valt bäst för svenskt, italienskt eller en blandning?

Skriv i förfrågan vad ni lutar åt. Är ni osäkra tar vi fram ett förslag som utgår från er grupp och ert tillfälle.

När förfrågan är skickad utgår vi från er vision, ert gästantal, er plats och vilken typ av tillställning ni planerar. Utifrån det tar vi fram ett förslag på meny och upplägg: format, hur maten kommer till kontoret och hur mycket hjälp ni får på plats. Offert lämnas efter förfrågan. Ni når oss via formuläret, mejl till [email protected] eller telefon 08-525 181 41, vardagar 09–17.

Det här är bra att ha med:

• Datum och tid: dag, och om firandet är dagtid eller kväll.
• Antal gäster: ett ungefärligt antal räcker till en början.
• Adress: var kontoret eller lokalen ligger i Stockholmsområdet.
• Format: buffé, tallrikar, mingel eller sittande middag, eller att ni vill ha ett förslag.
• Specialkost: sammanställningen från anmälan.
• Hjälp på plats: leverans, servering eller hela genomförandet.
• Lokalen: det ni vet från checklistan ovan.

Saknas något går det bra att skicka det ni har. Vill ni se mer om vad vi gör innan ni hör av er finns en översikt på startsidan om julbord catering i Stockholm.